Как синхронизировать таблицы Microsoft Excel

Вы можете синхронизировать электронные таблицы Microsoft Excel, чтобы изменения в одном автоматически отражались в другом. Можно создавать ссылки между различными рабочими листами, а также отдельными рабочими книгами Excel. Давайте рассмотрим три способа, как это сделать.

Синхронизируйте электронные таблицы Excel, используя функцию вставки ссылки

Функция вставки ссылок в Excel обеспечивает простой способ синхронизации электронных таблиц Excel. В этом примере мы хотим создать сводный лист итогов продаж по нескольким различным листам.

Начните с открытия электронной таблицы Excel, кликнув ячейку, на которую вы хотите сослаться, и затем выберите кнопку «Копировать» на вкладке «Главная».

Выберите ячейку, с которой вы ссылаетесь, нажмите стрелку списка «Вставить», затем выберите «Вставить ссылку».

Адрес, по которому ячейка синхронизируется, отображается на панели формул. Он содержит имя листа, за которым следует адрес ячейки.

Синхронизировать таблицы Excel с помощью формулы

Другой подход – создать формулу самостоятельно, не используя кнопку «Вставить ссылку».

Синхронизация ячеек на разных листах

Сначала кликните ячейку, из которой вы создаете ссылку, и введите «=».

Затем выберите лист, содержащий ячейку, на которую вы хотите сослаться. Ссылка на лист отображается в панели формул.

Наконец, нажмите на ячейку, на которую хотите сослаться. Заполненная формула отображается на панели формул. Нажмите клавишу «Ввод».

Синхронизация ячеек на отдельных рабочих книгах

Вы также можете полностью связать ячейку на листе другой рабочей книги. Для этого необходимо сначала убедиться, что другая рабочая книга открыта, прежде чем начинать формулу.

Нажмите на ячейку, с которой хотите связать, и введите «=». Переключитесь на другую книгу, выберите лист, затем нажмите на ячейку для ссылки. Имя книги предшествует имени листа в строке формул.

Если книга Excel, на которую вы ссылаетесь, закрыта, в формуле будет показан полный путь к файлу.

И когда рабочая книга, содержащая ссылку на другую рабочую книгу, будет открыта, вам, вероятно, будет предложено обновить ссылки. Это зависит от ваших настроек безопасности.

Нажмите «Включить содержимое», чтобы обновления в другой книге автоматически отображались в текущей.

Синхронизация таблиц Excel с использованием функции поиска

Предыдущие способы синхронизации двух листов или рабочих книг используют ссылки на определенную ячейку. Иногда это может быть недостаточно, потому что ссылка вернет неправильное значение, если данные отсортированы и перемещены в другую ячейку. В этих сценариях использование функции поиска является хорошим подходом.

Существует множество функций поиска, но чаще всего используется VLOOKUP, поэтому давайте воспользуемся этим.

В этом примере у нас есть простой список данных о сотрудниках.

На другом листе мы храним учебные данные о сотрудниках. Мы хотим найти и вернуть возраст сотрудников для анализа.

Эта функция требует четырех частей информации: что искать, где искать, номер столбца с возвращаемым значением и какой тип поиска вам нужен.

Была использована следующая формула VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2,Employees!A:D,4,FALSE)

A2 содержит идентификатор сотрудника для поиска на листе сотрудников в диапазоне A: D. Столбец 4 этого диапазона содержит возраст для возвращения. И False указывает точный поиск по идентификатору.

Метод синхронизации электронных таблиц Excel во многом определяется тем, как структурированы ваши данные и как они используются.