Как создать автоматический контур в Microsoft Excel

Может быть сложно организовать длинную электронную таблицу, чтобы облегчить чтение данных. Microsoft Excel предлагает полезную функцию группировки для суммирования данных с использованием автоматической схемы. Вот как это делается.

Что вам нужно для создания контура в Excel

В Microsoft Excel вы можете создать контур из строк, столбцов или того и другого. Чтобы объяснить основы этой темы, мы создадим схему строк. Вы можете применить те же принципы, если хотите получить схему столбцов.

Чтобы функция могла служить своей цели, вам нужно, чтобы ваши данные включали в себя несколько вещей:

• Каждый столбец должен иметь заголовок или метку в первой строке.
• Каждый столбец должен содержать похожие данные.
• Диапазон ячеек должен содержать данные. У вас не может быть пустых столбцов или строк.

Проще всего располагать итоговые строки под данными, которые они суммируют. Однако есть способ учесть это, если ваши итоговые строки в настоящее время расположены выше. Сначала мы опишем, как это сделать.

Отрегулируйте настройки контура

Выделите ячейки, которые вы хотите выделить, и перейдите на вкладку «Данные».

Щелкните «Контур» в правой части ленты. Затем нажмите кнопку запуска диалогового окна (крошечная стрелка) в правом нижнем углу всплывающего окна.

Когда откроется окно настроек, снимите флажок «Сводные строки ниже подробностей».

Прежде чем нажать «ОК», вы можете дополнительно установить флажок «Автоматические стили». Это отформатирует ячейки в вашем контуре жирным шрифтом, курсивом и аналогичными стилями, чтобы выделить их. Если вы решите не использовать здесь автоматические стили, мы также покажем вам, как применять их позже.

Нажмите «ОК» и приготовьтесь к созданию контура.

Создать автоматический контур

Если у вас есть итоговые строки и другие требования к структуре, самое время создать схему.

Выделите свои ячейки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Структура».

Щелкните стрелку «Группа» и выберите «Автоматическое определение структуры» в раскрывающемся списке.

Вы должны немедленно увидеть обновление вашей электронной таблицы, чтобы отобразить ее структуру. Сюда входят числа, соответствующие строки, а также знаки плюс и минус в серой области слева от строк или вверху столбцов.

Самый низкий номер (1) и крайние левые кнопки под цифрой 1 предназначены для просмотра самого высокого уровня.

Следующее по величине число (2) и кнопки под ним предназначены для второго по величине уровня.

Цифры и кнопки продолжаются для каждого уровня до последнего. В схеме Excel может быть до восьми уровней.

Вы можете использовать числа, знаки плюс и минус или и то, и другое, чтобы свернуть и развернуть строки. Если вы щелкнете число, он свернет или развернет весь уровень. Если вы щелкните значок плюса, он расширит этот конкретный набор строк в структуре. Знак минус сворачивает этот конкретный набор строк.

Форматирование стилей после создания контура

Как упоминалось ранее, вы можете применять стили к своей схеме, чтобы выделить строки и итоговые строки. Помимо самой схемы, это помогает облегчить чтение данных и их отличие от остальных.

Если вы решите не использовать опцию «Автоматические стили» перед созданием контура, вы можете сделать это позже.

Выделите ячейки в структуре, которые вы хотите отформатировать, или выберите всю структуру, если хотите. Вернитесь в окно настроек схемы с помощью Data> Outline, чтобы открыть панель запуска диалогового окна.

В окне «Настройки» установите флажок «Автоматические стили» и нажмите «Применить стили».

Вы должны увидеть стили форматирования, примененные к вашему контуру. Теперь вы можете нажать «ОК», чтобы закрыть окно.

Удалить контур

Если вы создадите контур и решите удалить его позже, это всего лишь пара щелчков мышью.

Выберите свой план и вернитесь на вкладку «Данные» еще раз. Нажмите «Структура», а затем стрелку под «Разгруппировать». Выберите «Clear Outline», и все готово.

Примечание. Если вы применили стили к своему контуру, вам придется вручную переформатировать текст.
Контуры удобны не только для подготовки документов. В Excel схема дает отличный способ упорядочить и упростить анализ данных. Автоматический набросок избавляет почти от всей ручной работы.