Как использовать календарь и планирование событий в Outlook 365 для Mac

Логотип Microsoft Outlook

После осеннего обновления 2020 года в Microsoft Outlook 365 для Mac есть два дополнительных представления для вашего календаря, более простой способ RSVP, улучшенные возможности для планирования событий и удобный новый статус для приглашений. Кроме того, все это упаковано в более привлекательное приложение.

Смотрите свое расписание с помощью My Day

Удобная функция Microsoft Outlook под названием «Мой день» позволяет быстро просматривать свое ежедневное расписание. Вы можете просмотреть повестку дня или день и добавить событие одним щелчком мыши.

Чтобы увидеть «Мой день» на вкладке «Почта», нажмите кнопку «Показать панель задач» справа или выберите «Просмотр»> «Панель задач» в строке меню. Чтобы увидеть его на других вкладках Outlook, нажмите кнопку «Показать область задач» или выберите «Просмотр»> «Мой день» в строке меню.

Нажмите «Просмотр», чтобы отобразить «Мой день» или кнопку «Панель задач».

Чтобы переключаться между представлениями в My Day, щелкните значок с тремя точками в правом верхнем углу. Это позволяет переходить из режима «Повестка дня» в режим «День» и обратно.

Щелкните три точки для просмотра повестки дня или дня

Вы также можете выбрать «Настройки» в этом меню, чтобы настроить календари, которые вы хотите отображать.

Измените настройки My Day

Чтобы добавить событие в «Мой день», щелкните значок «плюс» (+) рядом с трехточечным значком.

Щелкните значок плюса для нового мероприятия в My Day

Используйте трехдневный календарь

Если вы хотите видеть в календаре Microsoft Outlook более одного дня, но неделя (или даже рабочая неделя) — это слишком много, попробуйте трехдневный просмотр.

Щелкните вкладку «Календарь», чтобы открыть календарь Outlook. Оттуда выберите стрелку раскрывающегося списка в правом верхнем углу или нажмите «Просмотр»> «Три дня» в строке меню.

Нажмите

RSVP в том же окне

Это эффективно, когда вы можете ответить на электронное письмо в том же окне, а не в новом, открывающемся автоматически. Вот почему Microsoft добавила в ваш календарь ответы на события в дополнение к электронным письмам.

Ответить на приглашение в области чтения

Когда вы получаете новое приглашение на мероприятие, вы можете ответить так же, как и раньше, но теперь вы также можете добавить сообщение в область чтения.

Как всегда, вы можете нажать «Принять», «Под вопросом», «Отклонить» или «Предложить новое время». Прямо над этими параметрами вы увидите поле, в котором вы можете ввести дополнительное сообщение для отправки организатору мероприятия. Просто убедитесь, что если вы хотите добавить сообщение, вы делаете это до того, как щелкнете ответ.

RSVP на ваше мероприятие

Планирование событий с расширенными параметрами

Планирование мероприятий может быть сложной задачей, когда вы работаете по всем календарям. Однако с помощью расширенных параметров в Microsoft Outlook вы можете выбрать время, проверить доступность и легко переключиться на другой день.

Чтобы создать новое событие, щелкните Файл> Создать> Событие в строке меню любой вкладки Outlook. Или вы можете щелкнуть вкладку «Календарь», а затем щелкнуть «Новое событие» в левом верхнем углу. Затем вы можете добавить всю информацию о своем мероприятии слева.

Нажмите кнопку

Чтобы упростить настройку времени, используйте календарную сетку справа. Перетащите временной блок в любое место, а затем разверните или сверните его, чтобы настроить временные рамки.

Добавить детали события, используя временной блок

Если вы хотите сохранить этот временной интервал, но выбрать другую дату, используйте стрелки вверху рядом с датой. Когда вы приземлитесь в желаемый день, используя те же временные рамки, просто заполните и отправьте свое приглашение.

Выберите новую дату для временного блока

Если у вас много приглашенных, вы также можете щелкнуть «Помощник по планированию» в верхней части окна мероприятия, чтобы добавить обязательных и необязательных приглашенных, а также местоположение.

Нажмите кнопку Помощник по планированию.

Это позволяет вам проверить доступность нескольких участников одновременно. Вы также можете перетащить временной блок и использовать двустороннюю стрелку для увеличения или уменьшения временного интервала.

Используйте помощник по планированию

Когда вы закончите работу с помощником по планированию, просто нажмите «Готово» в левом верхнем углу. Все данные, которые вы добавили или отредактировали, будут применены к приглашению. После этого вы вернетесь в окно приглашения, где вы сможете завершить все, что вам нужно, или просто нажать «Отправить».

Установить статус работы в другом месте

Вы, вероятно, привыкли выбирать статус «Занят» или «Свободен» всякий раз, когда планируете события. Однако в новом Microsoft Outlook у вас теперь есть другой вариант: «Работа в другом месте».

Чтобы использовать его, просто нажмите кнопку статуса в верхнем левом углу окна события и выберите «Работает в другом месте». Это позволит вашим участникам узнать, что вы присоединяетесь из другого места. Это особенно удобно, когда вы работаете удаленно или путешествуете.

Щелкните

Статус «Работаю в другом месте» отображается в виде круга с синими точками, аналогичного статусу «Под вопросом», который включает круг с синей полосой. Это сразу информирует других о вашем статусе.

Индикатор

Последняя новая функция календаря для Outlook, о которой стоит упомянуть, называется Meeting Insights. В зависимости от вашего мероприятия или участников Outlook предложит электронные письма и файлы для вашего мероприятия. Если доступны сведения о совещании, вы увидите их на вкладке рядом с полем «Сведения о совещании» в окне мероприятия.

Кроме того, имейте в виду, что с новым Outlook на Mac вы по-прежнему можете раскрашивать события по категориям в своем календаре и отображать погоду, если ваше мероприятие проходит в другом месте.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.