Как использовать календарь и планирование событий в Outlook 365 для Mac

После осеннего обновления 2020 года в Microsoft Outlook 365 для Mac есть два дополнительных представления для вашего календаря, более простой способ RSVP, улучшенные возможности для планирования событий и удобный новый статус для приглашений. Кроме того, все это упаковано в более привлекательное приложение.

Смотрите свое расписание с помощью My Day

Удобная функция Microsoft Outlook под названием «Мой день» позволяет быстро просматривать свое ежедневное расписание. Вы можете просмотреть повестку дня или день и добавить событие одним щелчком мыши.

Чтобы увидеть «Мой день» на вкладке «Почта», нажмите кнопку «Показать панель задач» справа или выберите «Просмотр»> «Панель задач» в строке меню. Чтобы увидеть его на других вкладках Outlook, нажмите кнопку «Показать область задач» или выберите «Просмотр»> «Мой день» в строке меню.

Чтобы переключаться между представлениями в My Day, щелкните значок с тремя точками в правом верхнем углу. Это позволяет переходить из режима «Повестка дня» в режим «День» и обратно.

Вы также можете выбрать «Настройки» в этом меню, чтобы настроить календари, которые вы хотите отображать.

Чтобы добавить событие в «Мой день», щелкните значок «плюс» (+) рядом с трехточечным значком.

Используйте трехдневный календарь

Если вы хотите видеть в календаре Microsoft Outlook более одного дня, но неделя (или даже рабочая неделя) – это слишком много, попробуйте трехдневный просмотр.

Щелкните вкладку «Календарь», чтобы открыть календарь Outlook. Оттуда выберите стрелку раскрывающегося списка в правом верхнем углу или нажмите «Просмотр»> «Три дня» в строке меню.

RSVP в том же окне

Это эффективно, когда вы можете ответить на электронное письмо в том же окне, а не в новом, открывающемся автоматически. Вот почему Microsoft добавила в ваш календарь ответы на события в дополнение к электронным письмам.

Когда вы получаете новое приглашение на мероприятие, вы можете ответить так же, как и раньше, но теперь вы также можете добавить сообщение в область чтения.

Как всегда, вы можете нажать «Принять», «Под вопросом», «Отклонить» или «Предложить новое время». Прямо над этими параметрами вы увидите поле, в котором вы можете ввести дополнительное сообщение для отправки организатору мероприятия. Просто убедитесь, что если вы хотите добавить сообщение, вы делаете это до того, как щелкнете ответ.

Планирование событий с расширенными параметрами

Планирование мероприятий может быть сложной задачей, когда вы работаете по всем календарям. Однако с помощью расширенных параметров в Microsoft Outlook вы можете выбрать время, проверить доступность и легко переключиться на другой день.

Чтобы создать новое событие, щелкните Файл> Создать> Событие в строке меню любой вкладки Outlook. Или вы можете щелкнуть вкладку «Календарь», а затем щелкнуть «Новое событие» в левом верхнем углу. Затем вы можете добавить всю информацию о своем мероприятии слева.

Чтобы упростить настройку времени, используйте календарную сетку справа. Перетащите временной блок в любое место, а затем разверните или сверните его, чтобы настроить временные рамки.

Если вы хотите сохранить этот временной интервал, но выбрать другую дату, используйте стрелки вверху рядом с датой. Когда вы приземлитесь в желаемый день, используя те же временные рамки, просто заполните и отправьте свое приглашение.

Если у вас много приглашенных, вы также можете щелкнуть «Помощник по планированию» в верхней части окна мероприятия, чтобы добавить обязательных и необязательных приглашенных, а также местоположение.

Это позволяет вам проверить доступность нескольких участников одновременно. Вы также можете перетащить временной блок и использовать двустороннюю стрелку для увеличения или уменьшения временного интервала.

Когда вы закончите работу с помощником по планированию, просто нажмите «Готово» в левом верхнем углу. Все данные, которые вы добавили или отредактировали, будут применены к приглашению. После этого вы вернетесь в окно приглашения, где вы сможете завершить все, что вам нужно, или просто нажать «Отправить».

Установить статус работы в другом месте

Вы, вероятно, привыкли выбирать статус «Занят» или «Свободен» всякий раз, когда планируете события. Однако в новом Microsoft Outlook у вас теперь есть другой вариант: «Работа в другом месте».

Чтобы использовать его, просто нажмите кнопку статуса в верхнем левом углу окна события и выберите «Работает в другом месте». Это позволит вашим участникам узнать, что вы присоединяетесь из другого места. Это особенно удобно, когда вы работаете удаленно или путешествуете.

Статус «Работаю в другом месте» отображается в виде круга с синими точками, аналогичного статусу «Под вопросом», который включает круг с синей полосой. Это сразу информирует других о вашем статусе.

Последняя новая функция календаря для Outlook, о которой стоит упомянуть, называется Meeting Insights. В зависимости от вашего мероприятия или участников Outlook предложит электронные письма и файлы для вашего мероприятия. Если доступны сведения о совещании, вы увидите их на вкладке рядом с полем «Сведения о совещании» в окне мероприятия.

Кроме того, имейте в виду, что с новым Outlook на Mac вы по-прежнему можете раскрашивать события по категориям в своем календаре и отображать погоду, если ваше мероприятие проходит в другом месте.