Как сортировать и фильтровать данные в Excel

Сортировка и фильтрация данных позволяет избавиться от шума и найти (и отсортировать) только те данные, которые вы хотите видеть. В Microsoft Excel нет недостатка в опциях для фильтрации огромных наборов данных до того, что необходимо.

Как отсортировать данные в электронной таблице Excel

В Excel щелкните внутри ячейки над столбцом, который нужно отсортировать.

В нашем примере мы собираемся щелкнуть ячейку D3 и отсортировать этот столбец по зарплате.

На вкладке «Данные» в верхней части ленты нажмите «Фильтр».

Теперь над каждым столбцом вы увидите стрелку. Щелкните стрелку столбца, который вы хотите отсортировать, чтобы открыть меню, которое позволяет нам сортировать или фильтровать данные.

Первый и наиболее очевидный способ сортировки данных – от наименьшего к наибольшему или от наибольшего к наименьшему, если у вас есть числовые данные.

В этом случае мы сортируем зарплаты, поэтому будем отсортировать от наименьшей к наибольшей, щелкнув верхнюю опцию.

Мы можем применить ту же сортировку к любому из других столбцов, сортировку по дате найма, например, выбрав опцию «Сортировать от старых к новым» в том же меню.

Эти параметры сортировки также работают для столбцов возраста и имени. Например, мы можем отсортировать по возрасту от самого старшего к самому младшему или расположить имена сотрудников в алфавитном порядке, щелкнув ту же стрелку и выбрав соответствующий вариант.

Как фильтровать данные в Excel

Щелкните стрелку рядом с «Зарплата», чтобы отфильтровать этот столбец. В этом примере мы собираемся отфильтровать всех, кто зарабатывает более 100 000 долларов в год.

Поскольку наш список короткий, мы можем сделать это двумя способами. Первый способ, который отлично работает в нашем примере, – просто снять отметку с каждого человека, который зарабатывает более 100 000 долларов, а затем нажать «ОК». Это удалит три записи из нашего списка и позволит нам увидеть (и отсортировать) только те, которые остались.

Есть другой способ сделать это. Еще раз щелкните стрелку рядом с надписью «Зарплата».

На этот раз мы выберем «Числовые фильтры» в меню фильтрации, а затем «Меньше».

Здесь мы также можем фильтровать наши результаты, удаляя всех, кто зарабатывает более 100 000 долларов в год. Но этот способ работает намного лучше для больших наборов данных, где вам, возможно, придется вручную нажимать для удаления записей. Справа от раскрывающегося окна с надписью «меньше чем» введите «100 000» (или любое другое число, которое вы хотите использовать), а затем нажмите «ОК».

Мы можем использовать этот фильтр и по ряду других причин. Например, мы можем отфильтровать все зарплаты, которые выше среднего, щелкнув «Ниже среднего» в том же меню (Числовые фильтры> Ниже среднего).

Мы также можем комбинировать фильтры. Здесь мы найдем все зарплаты выше 60 000 долларов США, но менее 120 000 долларов США. Сначала мы выберем «больше, чем» в первом раскрывающемся списке.

В раскрывающемся меню под предыдущим выберите «меньше».

Рядом с «больше чем» мы добавим 60 000 долларов.

Рядом с «меньше чем» добавьте 120 000 долларов.

Нажмите «ОК», чтобы отфильтровать данные, оставив только зарплаты от 60 000 до менее 120 000 долларов.

Как отфильтровать данные из нескольких столбцов одновременно

В этом примере мы собираемся фильтровать по дате приема на работу и зарплате. Мы будем специально искать людей, нанятых после 2013 года с зарплатой менее 70 000 долларов в год.

Щелкните стрелку рядом с надписью «Зарплата», чтобы отфильтровать всех, кто зарабатывает 70 000 долларов в год.

Нажмите «Числовые фильтры», а затем «Меньше».

Добавьте «70 000» рядом с «меньше чем» и нажмите «ОК».

Затем мы собираемся выполнить фильтрацию по дате приема на работу каждого сотрудника, за исключением тех, кто был нанят после 2013 года. Чтобы начать, щелкните стрелку рядом с «Дата приема на работу», затем выберите «Фильтры даты», а затем «После».

Введите «2013» в поле справа от «находится после» и нажмите «ОК». В результате вы останетесь только с сотрудниками, которые зарабатывают менее 70 000 долларов в год и были наняты в 2014 году или позже.

В Excel есть несколько мощных параметров фильтрации, и каждый из них можно настроить так, как вам нужно. Проявив немного воображения, вы можете отфильтровать огромные наборы данных только до тех частей, которые имеют значение.