В чем разница между архивированием и удалением электронной почты?

Когда дело доходит до удаления электронных писем, есть два варианта, которые есть почти у каждого сервиса: «Архивировать» и «Удалить». Это немного сбивает с толку, почему есть два варианта, которые звучат очень похоже. В чем разница и что использовать?

Как архивация, так и удаление электронных писем удалят их из вашего почтового ящика, но на этом сходство заканчивается. Знание разницы между ними потенциально может уберечь вас от некоторых проблем. Давайте взглянем.

Что происходит, когда я «архивирую» электронное письмо?

Функция архива в почтовых службах — это, по сути, «Удалить Lite». Письмо удалено из вашего почтового ящика и вашего поля зрения. Такое ощущение, что вы удалили электронное письмо, но оно не исчезло навсегда.

Архивные электронные письма обычно помещаются в специальную папку «Архив». В некоторых случаях — например, в Gmail — они вообще не попадают в специальную папку, но видны, когда вы переключаетесь на просмотр «Вся почта». Архивные электронные письма также по-прежнему отображаются в результатах поиска.

Если вы думаете о физической почте, функция архивирования похожа на запихивание почтового ящика в ящик. Вы больше не увидите его, но он все еще там, если вам это нужно.

Что происходит, когда я «удаляю» электронное письмо?

Удаление электронной почты — это постоянная функция… в основном. Когда вы удаляете электронное письмо, оно обычно перемещается в папку «Корзина». Там он будет лежать 30 дней, после чего будет удален навсегда (обычно).

Удаленные электронные письма не отображаются в разделе «Вся почта», и вы не можете найти их с помощью поиска. У вас есть 30 дней, чтобы изменить свое решение, но после этого оно уже никогда не вернется.

Если снова использовать пример с физической почтой, удаление похоже на помещение почты в корзину. У вас может быть несколько дней, чтобы вернуть его, но после того, как вы отнесете его на обочину, он исчезнет навсегда.

Что я должен использовать?

Имея в виду эти определения, вы можете подумать, что нет никаких причин полностью удалять электронное письмо. Что ж, это может быть правдой… если вы готовы платить за хранение. Дни неограниченного бесплатного хранения для учетных записей Gmail прошли.

Еще в 2013 году Google объединил все данные учетной записи и ограничил бесплатный план до 15 ГБ. Ваш почтовый ящик Gmail, Google Диск и Google Фото учитываются в этом выделении. Все эти заархивированные электронные письма могут складываться. Поэтому, если вы не хотите платить за дополнительное хранилище, вам следует удалить немного электронные письма.

Хорошей практикой является удаление любого электронного письма, которое, как вы знаете, вам больше никогда не понадобится, а остальные заархивируйте. Не позволяйте надоедливым спам-сообщениям занимать ваше хранилище. Кроме того, имейте в виду, что правительство США может просматривать электронные письма старше 180 дней без ордера.

Архивировать и Удалить могут показаться знакомыми, но их функции кардинально отличаются. Идите вперед и используйте эти знания, чтобы очистить свой почтовый ящик.