Отказ от бумажных документов — это здорово, и это на удивление легко сделать

Ключевые выводы

• Переход на безбумажный образ жизни имеет как практические, так и психологические преимущества.
• Проведите первоначальную проверку, чтобы решить, что вам нужно отсканировать, выбросить или уничтожить.
• Логичная цифровая система хранения документов позволяет быстро и легко находить документы, а вы можете настроить локальное и облачное резервное копирование, чтобы ваши документы всегда были в безопасности.

Если у вас есть кошелек, набитый бумажными квитанциями, билетами и т. д., или картотека, в которой до сих пор лежат счета за коммунальные услуги за 10 лет, это может стать идеальным сигналом для перехода к безбумажной жизни. Это дает ряд преимуществ, и сделать переход еще никогда не было так просто.

Практические и психологические преимущества безбумажной жизни

Преимущества безбумажного существования охватывают как практическую, так и психологическую сторону.

Практичный

Наиболее очевидным практическим преимуществом является то, что вы освобождаете все пространство, которое в настоящее время используете для хранения бумаги, будь то полки для папок с кольцами на одном конце шкалы или картотеки офисного размера на другом.

Электронное хранилище также является более безопасным способом хранения ваших записей. Большинство людей, которые полагаются на хранение бумажных документов, имеют только одну копию своих документов. В случае наводнения или пожара все эти записи могут быть уничтожены. Как мы увидим, с помощью цифрового хранилища легко хранить несколько копий.

Цифровые документы лучше использовать в путешествиях по той же причине. Если у вас есть бумажные посадочные талоны, бронь в отеле, маршруты и т. д., достаточно украсть сумку или минутную невнимательность, чтобы потерять документы. Благодаря цифровому хранению документы могут храниться на телефоне каждого человека в вашей туристической группе, а также в облаке.

Аналогичная льгота существует и в отношении билетов в театр и тому подобного. Вы не зависите от ни одной копии, которая может быть потеряна, и пока у вас есть телефон, вы также не можете оставить свой билет дома.

Наконец, цифровые записи значительно упрощают получение информации, когда она вам нужна. Ваши документы можно легко сделать доступными для поиска, и вы также можете получить к ним доступ где угодно, а не только находясь дома.

Психологический

Однако для меня преимущества не только практические. Ментальный груз спал, когда у меня больше не было массы документов, из которых действительно была необходима лишь небольшая часть. Вы можете быть спокойны, зная, что у меня есть доступ к любому документу в любое время и в любом месте, и что все защищено от стихийных бедствий. Появляется чувство легкости, когда я знаю, что могу получить доступ к своим проездным документам с телефона, планшета, ноутбука или даже с взятого напрокат устройства.

Работа с бумагами, которые вам больше не нужны

Феллоуз

Первый шаг — самая трудоемкая часть процесса, но его нужно выполнить только один раз: просмотреть существующие документы. Вы разделите его на три категории:

Я почти гарантирую одно: у вас будет гораздо больше документов, которые вам когда-либо понадобятся! Так что первая категория почти наверняка будет самой маленькой из трех.

Если вы ведете бизнес, посоветуйтесь со своим бухгалтером о том, как долго необходимо хранить записи. В Великобритании, например, ответ на большинство вопросов был семь лет. Но для личный записей, вам обычно нужно хранить их только в течение года.

Возьмем, к примеру, счета за коммунальные услуги. Если вы составляете бюджет или рассматриваете возможность смены поставщика, может быть очень полезно знать ваше использование и затраты за последний год. Ваш счет за электроэнергию пятилетней давности? Не так полезно!

Когда дело доходит до документов, которые вам не нужно хранить, вам нужно решить, можете ли вы просто выбросить их в мусорную корзину или уничтожить. Лично я перестраховался, поместив документы с любыми личными данными в категорию «Уничтожить». Даже знание того, с кем работает ваш банк, может оказаться ценной информацией для мошенника.

Когда дело доходит до уничтожения, компактный личный измельчитель обычно обрабатывает около восьми листов за раз, а мощный — около 120 листов. Это компромисс между скоростью, размером и ценой. Если у вас есть много документов, то другой вариант — воспользоваться коммерческой услугой по уничтожению документов. Последняя возможность — арендовать или одолжить коммерческий измельчитель, а затем использовать компактный личный для периодических бумажных документов, которые вы все еще получаете. Я выбрал именно этот последний подход.

Сканирование документов, которые нужно сохранить

HP

Все документы, которые вам нужно сохранить, будут отсканированы в PDF-файлы и сохранены на вашем компьютере. Я настоятельно рекомендую сканировать по одному документу за раз, чтобы вы могли эффективно хранить файлы.

Как и в случае с измельчителями, разные сканеры имеют разную мощность. На одном конце шкалы находятся сверхкомпактные однолистовые сканеры или приложения для сканирования, использующие камеру вашего смартфона. На другом конце находятся сканеры с лотковой подачей, которые могут сканировать 100 страниц за раз.

Поскольку такие документы, как пенсионные справки, могут состоять из 10–12 страниц, а сканировать каждую страницу по отдельности утомительно, стоит приобрести сканер емкостью примерно 12 листов. Убедитесь, что тот, который у вас есть, может сканировать двусторонние страницы.

Я в некотором роде минималист, поэтому я одолжил сканер для первоначальных сканирований и просто использовал приложение для смартфона, чтобы справляться с очень небольшим количеством входящих документов, которые у меня еще есть.

Создание простой в использовании цифровой файловой системы

Ваш сканер почти наверняка предложит вам выбор сканирования с оптическим распознаванием символов (OCR) или без него. Если вы выберете OCR, текст документов будет проиндексирован, чтобы вы могли искать по ключевым словам. Обратной стороной этого является то, что файлы OCR имеют больший размер и занимают больше места на вашем компьютере.

Однако благодаря тщательно организованной цифровой файловой системе потребность в PDF-файлах с возможностью поиска будет меньше, поскольку нужные документы будет легко найти.

Точная структура вашей файловой системы будет зависеть от типа имеющихся у вас документов, а структура ваших папок и подпапок должна иметь смысл только для вас. Цель состоит в том, чтобы в любой момент, когда вам понадобится документ, вы могли быстро и легко найти его.

В качестве примера, вот как выглядит моя собственная структура папок:

Вы можете использовать это как подсказку для создания структуры, которая будет иметь смысл для вашей жизни и для того, как вы классифицируете вещи.

Переход на электронные банковские выписки и счета

Ханна Страйкер / Компьютерщик с практическими рекомендациями

Почти каждая банковская и финансовая компания позволяет легко перейти от бумажной отчетности к цифровой. Действительно, они, вероятно, активно предлагают вам эту опцию через определенные промежутки времени, поскольку это экономит им деньги. Если нет, просто войдите в свою учетную запись, и вы, скорее всего, увидите соответствующую опцию, или вы можете попросить службу поддержки клиентов организовать это.

То же самое верно для коммунальных компаний и почти для всех, кто отправляет вам счета или отчеты.

В некоторых случаях компании могут предложить приложение, поэтому давайте поговорим об этом.

Приложения — ваш друг

Приложения обычно предлагают наиболее удобный способ работы без бумаги. Они предоставляют вам мгновенный доступ к последним документам. Срок действия онлайн-выписок иногда ограничивается 1–2 годами, поэтому, если вам нужны или нужны более старые заявления, стоит загрузить их копии. Что касается банков и финансовых компаний, приложения почти всегда позволяют легко загружать цифровые версии любых документов, которые могут вам понадобиться.

Единственным недостатком приложений является то, что вам нужен доступ в Интернет, поэтому для таких вещей, как билеты, я обычно также делаю скриншоты QR-кодов, чтобы у меня была автономная копия в моем приложении «Фотографии». Таким образом, если билетный контролер захочет проверить ваш билет на поезд, когда вы проезжаете через район с плохой мобильной связью, или ваш билет в театр проверяется глубоко внутри здания, у вас будет доступная для сканирования автономная копия.

Обеспечьте безопасность ваших безбумажных данных

Ханна Страйкер / Компьютерщик с практическими рекомендациями

Наконец, после того, как вы отсканировали все свои документы, вам необходимо убедиться, что для всех ваших файлов созданы безопасные резервные копии. Создание полностью автоматического резервного копирования очень просто как для ПК с Windows, так и для Apple Mac, но убедитесь, что у вас включено резервное копирование.

Поскольку внешние диски, хранящиеся в вашем доме, по-прежнему делают вас уязвимыми для сценариев пожара и наводнения, я также настоятельно рекомендую выполнять резервное копирование в облачный сервис. Я использую Dropbox для зеркалирования папки своих документов, но вы также можете сделать то же самое с iCloud, Microsoft OneDrive, Google Drive и другими.

Первоначальная проверка документов, уничтожение и сканирование занимают немного времени, но преимущества того стоят. Спустя примерно 14 лет после того, как я сделал решительный шаг, я все еще считаю это действительно отличным решением.