Microsoft Office или Google Docs, Sheets, Slides: что лучше?

Есть два офисных пакета, которые доминируют: Google Workspace (Google Docs) и Microsoft Office. Но какой из них является лучшим инструментом для вас?

Приложения Office против Google Workspace

Microsoft Office и Google Workspace/Docs имеют одни и те же три основных приложения. Для обработки текста и текстовых документов вы получаете Microsoft Word и Google Docs — название Docs часто используется, когда речь идет обо всех офисных приложениях Google. Для презентаций вы получаете Microsoft PowerPoint и Google Slides. Наконец, электронные таблицы обрабатываются Microsoft Excel и Google Sheets.

Доступ к веб-приложениям Office можно получить с onedrive.live.com, а приложения Google можно использовать с drive.google.com. Мобильные приложения Office объединены в одно приложение Microsoft 365 для iPhone и Android. Мобильные приложения Google для Docs, Sheets, Slides и других инструментов загружаются отдельно на iPhone и Android.

Основная функциональность и интерфейс офисных пакетов в основном одинаковы, особенно с тех пор, как Microsoft обновила свои приложения Office с течением времени, чтобы они стали больше похожи на приложения Google. Например, Word и Docs имеют похожий дизайн, многие из тех же сочетаний клавиш, похожие инструменты проверки орфографии и исправления грамматики, а также похожие функции совместного редактирования.

У Microsoft и Google есть настольные и мобильные версии всех своих офисных приложений, так что вы можете работать с настольного компьютера, планшета, ноутбука, телефона или любого другого устройства с веб-браузером. Однако у Microsoft также есть собственные настольные приложения для Word, Excel и PowerPoint, доступные на компьютерах Windows и Mac. Настольные приложения появились раньше онлайн-приложений Office, и у них больше функций, чем у веб-версий.

Приложения Microsoft Office, как правило, более функциональны, чем приложения Google, в основном потому, что у Microsoft было огромное преимущество на старте, и с тех пор она продолжала совершенствоваться и добавлять больше функций — первый релиз Word состоялся в 1983 году, а Google Docs впервые появился в 2006 году. Например, есть люди, которые предпочитают Excel, а не Sheets, потому что в последнем отсутствуют некоторые математические функции и возможность установки плагинов, которые работают локально на компьютере. Google Workspace и Microsoft Office имеют одинаковый набор основных функций, но приложения Microsoft, несомненно, более универсальны.

Есть еще несколько инструментов, которые являются частью основных пакетов Microsoft 365 и Google Workspace. Вы получаете Google Drive и Microsoft OneDrive для облачного хранения. Оба сервиса также имеют функцию создания онлайн-форм, которые выгружают результаты в электронную таблицу.

Однако есть некоторые различия. У Google нет альтернативы Microsoft OneNote, настольному и мобильному программному обеспечению для создания заметок — Google Keep близок, но он не так многофункционален, как OneNote. Приложение Google Drawings для создания диаграмм и графиков не имеет прямой альтернативы в пакете приложений Microsoft. Клиент электронной почты Outlook обычно считается частью Microsoft 365, но у Google есть только веб-версия Gmail, что не совсем одно и то же.

У Microsoft и Google также есть все типичные облачные сервисы производительности, включая хостинг электронной почты, календарь и контакты. Если бы мы сравнивали все облачные экосистемы Google и Microsoft, мы бы провели здесь весь день, поэтому мы просто придерживаемся офисных пакетов.

Что вы получаете бесплатно

Бесплатная версия Microsoft 365 дает вам доступ к веб- и мобильным приложениям для Word, Excel, PowerPoint, OneDrive и Outlook. Также есть 5 ГБ облачного хранилища. Вам просто нужна бесплатная учетная запись Microsoft, и вы готовы.

Основная загвоздка в том, что вы не можете создавать или редактировать документы на телефонах и небольших планшетах («устройства с размером экрана менее 10,1 дюйма», по словам Microsoft), если вы не оплатите подписку. Если вы не заплатите, вам придется только просматривать документы на мобильном устройстве. Приложения Google не имеют такого ограничения.

Бесплатные учетные записи Google получают доступ ко всем приложениям Workspace и 15 ГБ облачного хранилища, совместно используемого в Drive, Photos и Gmail. Нет ограничений на открытие, редактирование или создание документов на любом устройстве.

Премиум-цены

Есть два способа купить приложения Microsoft Office. Лучшим вариантом для большинства людей является подписка на Microsoft 365, которая начинается с 69,99 долл. США в год или 6,99 долл. США в месяц (по состоянию на август 2024 г.). Индивидуальный план открывает доступ к собственным настольным приложениям Word, Excel и PowerPoint, а также открывает премиум-функции в Outlook, Editor и нескольких других приложениях. Вы также получаете 1 ТБ облачного хранилища. Семейный план доступен для шести человек с большим объемом хранилища.

Другой вариант — купить Microsoft Office 2021 (или Office 2024, когда он выйдет). Это единовременная покупка, которая стоит 149,99 долларов и включает только собственные настольные приложения для Word, Excel и PowerPoint. Приложения не получают обновлений функций, как подписная версия, и единовременная покупка не разблокирует возможности редактирования в мобильных приложениях.

Для использования функций Copilot AI в Word, Excel, PowerPoint и других приложениях Microsoft требуется отдельная подписка Copilot Pro в дополнение к обычной подписке Microsoft 365. Вы не можете добавить функции AI в единовременно приобретаемый пакет Office с подпиской Copilot Pro.

У Google есть несколько различных платных планов, которые в основном предназначены для добавления большего облачного хранилища, а не для разблокировки функций в приложениях Workspace. Базовый план увеличивает ваше облачное хранилище до 100 ГБ за 1,99 долл. США в месяц (по состоянию на август 2024 г.), а также доступны дополнительные планы для хранилища объемом 2 ТБ и доступа к функциям Gemini AI в приложениях Workspace.

Вы можете использовать оба варианта

Приложения Microsoft Office оснащены множеством функций, а настольные приложения более надежны в определенных обстоятельствах, чем любое веб-приложение (особенно при работе с большими файлами). Однако функции совместного редактирования не так надежны, как Google Workspace, и вам придется заплатить, чтобы разблокировать редактирование на мобильных устройствах. Собственные настольные приложения также доступны только для Windows и Mac — извините, фанаты Linux.

Приложения Google Workspace не предлагают собственных настольных приложений, но веб-приложения работают на всех настольных платформах, а в мобильных приложениях нет ограничений на просмотр или редактирование. Возможность для нескольких человек редактировать и совместно работать с документами, таблицами и слайдами также по-прежнему не имеет себе равных — приложения Microsoft близки, но все еще не так хороши в редактировании в реальном времени.

Хорошей новостью является то, что не так уж сложно переключаться между офисными пакетами или использовать оба для разных проектов. Вы можете импортировать документы Microsoft Office в Sheets, Docs или Slides, а приложения Google могут экспортировать в формат Microsoft Office. Если вы работаете над групповым проектом, вы можете выполнять совместное редактирование в реальном времени в приложениях Google, а затем (если хотите) перенести его в приложение Microsoft для окончательного редактирования. Однако при конвертации форматов вы можете потерять часть форматирования.

Есть также третий вариант: LibreOffice. Бесплатный и открытый офисный пакет является кроссплатформенным, с собственными приложениями, доступными для Windows, Mac, Linux и других операционных систем. Он также может открывать документы Microsoft Office — как файлы, созданные приложениями Office, так и файлы, экспортированные из приложений Google Workspace и других приложений.

Бесплатные версии Google Workspace и Microsoft Office доступны, поэтому вы можете попробовать их и посмотреть, какие инструменты подходят вам лучше всего.