Как создать сводную таблицу в Microsoft Excel

Логотип Microsoft Excel на зеленом фоне

Если вы похожи на многих пользователей приложений для работы с электронными таблицами, вас могут напугать сводные таблицы. Но если вы начнете с основ и научитесь создавать сводные таблицы в Microsoft Excel, эта функция может стать вашей любимой.

Что такое сводные таблицы в Excel?

Сводная таблица предоставляет интерактивный способ упорядочивать, группировать, вычислять и анализировать данные. Вы можете манипулировать одними и теми же данными несколькими способами, чтобы просмотреть именно то, что вам нужно. Сводные таблицы предоставляют надежный способ работы с набором данных для выявления закономерностей, просмотра сводок и расчета количества, средних или итоговых значений.

Обычно вы создаете сводную таблицу, если у вас есть большой объем данных. Именно это делает сводную таблицу ценным инструментом; его способность сделать большие объемы данных более управляемыми для анализа.

Microsoft использует «сводные таблицы» как одно слово в своей документации и интерфейсах, связанных со «сводными таблицами». Таким образом, вы можете увидеть оба термина при использовании приложения, и мы включим оба в это руководство, если применимо.

Сделать простую сводную таблицу в Excel

Для начала выберите свои данные. Вы можете создать сводную таблицу из диапазона ячеек или существующей структуры таблицы. Просто убедитесь, что у вас есть строка заголовков вверху и нет пустых столбцов или строк.

Затем у вас есть два способа сделать сводную таблицу. Вы можете использовать одну из рекомендуемых сводных таблиц Excel или создать таблицу самостоятельно.

Используйте рекомендуемую сводную таблицу

Точно так же, как вставить график в Excel с рекомендуемыми параметрами диаграммы, вы можете сделать то же самое со сводной таблицей. Затем Excel просматривает ваши данные для таблиц, которые подходят.

Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Рекомендуемые сводные таблицы» в левой части ленты.

Щелкните Рекомендуемые сводные таблицы.

Когда окно откроется, слева вы увидите несколько сводных таблиц. Выберите один, чтобы увидеть предварительный просмотр справа. Если вы видите тот, который хотите использовать, выберите его и нажмите «ОК».

Рекомендуемые сводные таблицы

Откроется новый лист с выбранной вами сводной таблицей. Вы также увидите боковую панель полей сводной таблицы справа, которая позволяет редактировать таблицу, что мы объясним ниже.

Вставлена ​​рекомендуемая сводная таблица

Создайте свою собственную сводную таблицу

Если вы хотите сразу погрузиться и создать собственную сводную таблицу, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Сводная таблица» на ленте.

Щелкните сводную таблицу, чтобы создать собственную

Вы увидите окно сводной таблицы из таблицы или диапазона. Вверху подтвердите набор данных в поле Таблица/Диапазон. Затем решите, нужна ли вам таблица на новом листе или на уже существующем. Для анализа нескольких таблиц вы можете установить флажок, чтобы добавить его в модель данных. Нажмите «ОК».

Окно настройки сводной таблицы

Затем вы увидите сводную таблицу и боковую панель «Поля сводной таблицы», готовые для создания собственной таблицы или редактирования рекомендованной таблицы, которую вы вставили.

Боковая панель сводной таблицы для построения таблицы

Создайте или отредактируйте сводную таблицу

Используя боковую панель «Поля сводной таблицы», начните с выбора полей вверху, которые вы хотите включить, установив флажки.

Примечание. Вы можете в любое время установить и снять флажки для полей, которые хотите использовать.

Затем Excel помещает эти поля в поля в нижней части боковой панели, где, по его мнению, они должны быть. Здесь вы решите, как вы хотите разместить их в своей таблице.

Поля, доступные для сводной таблицы

В зависимости от типа данных на вашем листе вы увидите такие вещи, как числа в поле «Значения», даты и время в поле «Столбцы» и текстовые данные в поле «Строки». Это значения по умолчанию для этих типов данных, но вы можете перемещать их по своему усмотрению.

Например, мы хотим видеть наши месяцы в виде столбцов, а не строк. Вы просто перетаскиваете это поле из поля «Строки» в поле «Столбцы», и ваша таблица соответствующим образом обновляется. Кроме того, вы можете использовать стрелки раскрывающегося списка рядом с полями для их перемещения.

Поле перемещено в другой ящик

Если у вас есть более одного поля в поле, порядок также определяет размещение в сводной таблице. В этом примере в поле «Строки» у нас есть «Отдел» на первом месте, а «Местоположение» — именно так они сгруппированы в таблице.

Порядок строк

Но, перемещая Местоположение над Отделом, мы вместо этого видим каждое из наших местоположений в качестве основных полей, что нам и нужно. Затем мы просто используем кнопки «минус» и «плюс» рядом с каждым местоположением, чтобы развернуть группу и просмотреть отделы.

Порядок строк изменен

Поскольку вы можете перемещать поля между полями с помощью простых действий перетаскивания, это позволяет вам легко найти наиболее подходящее для вашего анализа данных.

Фильтрация или сортировка сводной таблицы

Преимущества использования таблицы в Excel включают в себя возможность фильтровать и сортировать данные по мере необходимости. Сводные таблицы предлагают те же функции.

Вы увидите встроенные фильтры для вашего первого столбца и, в зависимости от вашего расположения данных, может быть более одного столбца. Чтобы применить фильтр к столбцу, нажмите кнопку фильтра рядом с заголовком и выберите способ фильтрации данных, как обычно в таблице Excel.

Фильтровать столбец в сводной таблице

Для сортировки нажмите кнопку и выберите вариант сортировки.

Сортировать сводную таблицу

Добавить фильтр таблицы

Вы также можете применить фильтр к верхнему уровню таблицы. Используя наш пример, мы хотим отфильтровать всю таблицу, чтобы увидеть каждый отдел по одному за раз. Перетащите поле, которое вы хотите использовать в качестве фильтра, в поле «Фильтры» на боковой панели «Поля сводной таблицы».

Поле перемещено в поле «Фильтры»

Вы увидите, что ваша таблица обновится, чтобы разместить этот фильтр вверху. Затем нажмите кнопку фильтра, чтобы применить тот, который вы хотите в данный момент.

Применен фильтр таблицы

Чтобы удалить этот фильтр таблицы более высокого уровня, просто перетащите поле из поля «Фильтр» на боковой панели.

Ну, вот оно! Базовые основы, необходимые для создания сводной таблицы в Excel. Надеемся, что это практическое руководство поможет вам отлично начать работу со своей собственной сводной таблицей!

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.