Как сделать ваш документ Word более доступным для всех

Логотип Microsoft Word на сером фоне

Создавая документ Microsoft Word, вы всегда должны уделять первоочередное внимание доступности и инклюзивности. Вот несколько общих правил и рекомендаций, которым вы должны следовать, чтобы сделать ваш документ более доступным для всех, включая людей с ограниченными возможностями.

Добавить альтернативный (альтернативный) текст к визуальным элементам

Программа чтения с экрана, как следует из названия, читает вслух текст на экране. Однако какими бы сложными ни были программы чтения с экрана, они не могут понять контекст изображения без помощи замещающего текста. Когда ты Добавляя замещающий текст к объекту в Word, вы позволяете программам чтения с экрана собирать и читать вслух описание, оказывая помощь людям с нарушениями зрения.

Важно знать, какие объекты должны включать замещающий текст. Если изображение строго декоративное (например, границы страницы), можно безопасно исключить замещающий текст, и вы можете пометить изображение как декоративное в Word. Когда вы это сделаете, программы чтения с экрана сообщат пользователю, что рассматриваемый объект предназначен только для эстетических целей. Вы также можете пропустить добавление замещающего текста в таблицы, поскольку программы чтения с экрана могут записывать содержимое в них без какой-либо дополнительной помощи.

Ты должен добавьте замещающий текст к любому визуальному элементу, который добавляет дополнительный контекст к вашему документу. Это почти всегда включает в себя все:

  • изображений
  • фотографии
  • картинки
  • диаграммы
  • графики
  • иконки
  • формы

Написание эффективного замещающего текста также может потребоваться немного практики. Вы должны быть уверены, что точно описываете визуальный образ в одном или двух предложениях (хотя несколько тщательно подобранных слов также могут помочь).

Вот несколько общих советов по написанию хорошего альтернативного текста:

  • Не включайте такие фразы, как «изображение» или «графическое изображение».
  • Не включайте текстовое содержимое, которое появляется вокруг изображения как замещающий текст.
  • Напишите замещающий текст так же, как и любое другое описательное предложение.
  • Включая замещающий текст для блок-схем, включайте весь процесс от начала до конца. Это может быть длиннее, чем замещающий текст для другой графики, но это необходимо.

Microsoft пытается упростить вам задачу, предоставляя вам возможность автоматически добавлять замещающий текст к изображениям, но вам не следует полагаться на эту функцию. Это все равно, что просить кого-то написать ваш контент за вас, и вы не можете гарантировать, что описание будет точным. Владейте своим контентом.

Чтобы добавить замещающий текст к объектам в Word, щелкните изображение, чтобы выделить его, затем щелкните параметр «Замещающий текст» в группе «Специальные возможности» на вкладке «Формат изображения».

Панель «Замещающий текст» появится справа от документа Word. Здесь вы можете написать свой собственный замещающий текст, попросить Word сгенерировать для вас описание или пометить рисунок как декоративный.

Изображения — не единственный носитель, который используется в документах Microsoft Word — видео также могут играть важную роль.

Включить скрытые субтитры в видео

Видео могут быть отличным ресурсом, но вам нужно убедиться, что информация в видео доступна для всех. Это означает добавление скрытых субтитров для тех, кто может плохо слышать и предпочитает читать текст на экране.

К сожалению, в Microsoft Word нет встроенной функции для добавления субтитров к видео. Это означает, что если вы создали видео самостоятельно, вам нужно делать все по старинке. Вы можете использовать текстовый редактор (например, Блокнот) для создания скрытых субтитров, а затем сохранить этот файл с расширением VTT.

Если вы переходите по ссылке или встраивая видео YouTube, то оно (скорее всего) уже будет иметь закрытые субтитры благодаря распознаванию речи Google, которое автоматически генерирует этот текст. Это сэкономит вам немного времени, но эти подписи не всегда точны. Попробуйте сами посмотреть видео, используя скрытые субтитры, чтобы увидеть, что увидит ваша аудитория. Если скрытые субтитры неточны, рассмотрите возможность ссылки на другой источник.

Используйте понятный текст гиперссылки

Пользователи могут переходить от ссылки к ссылке с помощью средства чтения с экрана, поэтому важно, чтобы текст гиперссылки не был неоднозначным. Другими словами, если в тексте написано только «нажмите здесь», «посмотрите больше» или что-то подобное, пользователь не поймет значение ссылки, когда программа чтения с экрана прочитает ее обратно из контекста.

Если вы можете сделать это естественным образом, лучше всего использовать заголовок места назначения в тексте, чтобы пользователь точно знал, что это за ссылка.

Добавление ссылок на изображения тоже не редкость. Однако это усложняет работу программ чтения с экрана. Если вы должны добавить ссылку к изображению, убедитесь, что замещающий текст изображения описывает цель и расположение ссылки, а не само изображение. Однако по этой причине вам следует по возможности избегать использования ссылок в изображениях.

В то время как удобство использования и доступность ссылок может занять некоторое время, выгода, которую он приносит вашей аудитории, стоит вложенных средств.

Используйте доступные текстовые форматы и цвета

Когда вы вставляете ссылку в текст, Microsoft Word по умолчанию добавляет подчеркивание. Пока ты можешь уберите подчеркивание с гиперссылки, есть довольно веская причина оставить его там.

Когда вы используете индикаторы, отличные от цвета, вы упрощаете дальтоникам или людям с ослабленным зрением понимание информации, которую вы пытаетесь передать — будь то знание того, какой текст содержит ссылку, или использование галочки и крестиков вместо зеленого и красного для указывают, что что-то правильно или неверно.

Кроме того, вы должны убедиться, что контраст между вашим текстом и фоном документа достаточен. Если вы используете светлый цвет (например, светло-серый) на белом фоне, это затруднит чтение вашего текста.

Вот пример плохого контраста текста и фона:

Светло-серый текст на белом фоне, что свидетельствует о плохой читаемости текста.

И хороший контраст текста и фона:

Черный текст на белом фоне с хорошим контрастом

Есть приложения для проверки цветового контраста доступны в Интернете, которые отлично сообщают вам, достаточен ли контраст в вашем документе. Кроме того, вы можете просто использовать встроенный в Microsoft Word инструмент проверки читаемости.

Создайте логическую структуру документа

Построение логической структуры документа просто означает использование заголовков и их правильное использование. Одна из распространенных ошибок, которые люди допускают при попытке организовать различные разделы своего контента, — это просто изменить размер текста и сделать его жирным. Это создает несколько проблем, например, затрудняет чтение и понимание структуры вашего контента программам чтения с экрана, не говоря уже о том, что ваш документ не будет должным образом табулирован.

Word имеет приличную библиотеку стилей заголовков на выбор в группе «Стили» на вкладке «Главная». Если ни один из них не соответствует стилю вашего документа, вы можете изменить стили заголовков по умолчанию.

Но использования заголовков недостаточно — их нужно использовать правильно. Это означает размещение заголовков в логическом порядке. Например, вот как выглядит хорошая структура заголовков:

  • Заголовок 1
  • Заголовок 2
  • Заголовок 3
  • Заголовок 3
  • Заголовок 2
  • Заголовок 3

А вот пример плохой структуры заголовков:

  • Заголовок 3
  • Заголовок 1
  • Заголовок 3
  • Заголовок 2
  • Заголовок 1

Кроме того, при необходимости вы захотите использовать встроенные инструменты форматирования. Например, если вы хотите составить список, вы можете использовать функцию нумерованного / маркированного списка, находящуюся в группе «Абзац» на вкладке «Главная». Это предпочтительнее, чем вводить дефис, добавление пробела и затем вводить текст.

Используйте заголовки таблиц и простые структуры

Иногда просто невозможно создать простые таблицы, но когда это возможно, вам следует. Программы чтения с экрана читают таблицы (поэтому вам не нужно добавлять к ним замещающий текст) и следить за местоположением, подсчитывая ячейки таблицы. Когда ты вкладывать таблицу в таблицу или использовать разделенные ячейки, это чрезвычайно затрудняет отслеживание программой чтения с экрана.

Программы чтения с экрана также полагаются на информацию заголовка таблицы для определения столбцов и строк. Вы можете добавить заголовок в свою таблицу. Щелкните в любом месте таблицы, а затем в группе «Параметры стиля таблицы» на вкладке «Дизайн таблицы» щелкните поле рядом с «Строкой заголовка», чтобы выбрать его.

Проверьте свой документ с помощью средства проверки читаемости

Средство проверки читаемости Microsoft Word сканирует ваш документ и возвращает предложения по тому, как сделать ваш контент более доступным. Это включает в себя такие вещи, как сканирование изображений, чтобы убедиться, что они содержат замещающий текст, и обеспечение простой структуры таблиц.

Однако есть некоторые ограничения. Средство проверки читаемости не может проверять видео на предмет скрытых субтитров и не может понять, используете ли вы цвет для передачи информации. Даже после того, как вы воспользуетесь этим инструментом, обязательно визуально отсканируйте документ один раз перед его отправкой.

Чтобы использовать средство проверки читаемости, щелкните вкладку «Обзор», затем щелкните значок над «Проверить доступность» в группе «Доступность».

Результаты проверки появятся на панели «Доступность» справа от документа. Здесь вы можете просмотреть возвращенные ошибки и предупреждения.

После того, как вы запустите средство проверки читаемости, и оно не вернет никаких проблем, сделайте последний визуальный просмотр документа, и тогда он будет готов к отправке.

Microsoft не остановилась на Office — компания также предлагает различные специальные возможности для операционной системы Windows 10, что делает ее доступной для всех.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *