Как использовать просмотр файлов в Microsoft Outlook Online

Поиск вложений в электронной почте может занять много времени и утомить. К счастью, у Microsoft есть представление «Файл» в Outlook Online, которое позволяет легко найти любой документ, который вы ищете. Вот как это работает.

Microsoft Outlook традиционно представлял собой смесь электронной почты, календаря, людей и задач, но при этом не учитывался ключевой компонент: данные. Если вы используете клиент Outlook для настольных ПК, у вас есть мощные возможности поиска, чтобы восполнить этот пробел. Когда дело доходит до вложений, на вкладке «Поиск» есть специальная опция «Имеются вложения» специально для файлов, которые вы отправили или получили.

Outlook Online ленты нет, но вы все равно можете искать вложения, щелкнув стрелку в поле «Поиск» и установив флажок «Вложения».

Microsoft пошла еще дальше в Outlook Online и представила специальный просмотр файлов для подписчиков Microsoft 365 / Office 365 и учетных записей Outlook Live.

Вы можете получить доступ к этому представлению, щелкнув значок «Файлы» в нижнем левом углу Outlook. По умолчанию это будет между значками «Люди» и «Задачи».

Если вы не видите его, но вместо этого у вас есть значок с тремя точками, щелкните значок с тремя точками, а затем выберите пункт «Файлы» в всплывающем меню.

Представление по умолчанию покажет вам все файлы со значком, показывающим тип файла, тему, отправителя, дату получения или отправки и папку, в которой хранится электронное письмо с вложением.

Как ни странно, файлы изображений не отображаются в этом представлении по умолчанию. Чтобы показать их, вы можете нажать «Файлы x», чтобы отобразить все файлы. включая изображения или нажмите кнопку «Фото» на боковой панели, чтобы отобразить только картинки.

По умолчанию файлы отображаются в виде списка, но вы можете нажать «Просмотр» и переключиться на «Просмотр мозаики», чтобы вместо этого отображать файлы в виде эскизов.

Здесь приходит на помощь опция «Фото», так как гораздо проще найти изображение, которое вы ищете.

Чтобы открыть вложение, дважды щелкните его в списке вложений, и откроется панель с предварительным просмотром вложения и письма, к которому оно было прикреплено.

Отсюда вы можете загрузить файл и выполнять различные другие действия в зависимости от типа файла, а также выполнять стандартные действия, которые вы обычно можете выполнять с электронным письмом, такие как Ответить, Переслать и т. Д.

Если вам просто нужно найти вложение и загрузить или распечатать его, вы можете пропустить этот шаг и загрузить или распечатать его прямо из списка. Щелкните значок меню с тремя точками рядом с именем файла и выберите соответствующее действие в меню.

Или же выберите элемент, щелкнув кружок слева от него, и те же параметры появятся на панели инструментов.

Это идеально подходит для одновременной загрузки нескольких файлов, так как с помощью этого метода вы можете выбрать любое количество файлов.

Когда вы закончите с файлами и захотите вернуться к электронной почте, щелкните значок «Почта» в левом нижнем углу Outlook.

Представление «Файл» – хорошее дополнение к Microsoft Outlook Online. Он прост в использовании, быстр и позволяет вам управлять своими вложениями удобным для пользователя способом, который определенно более совершенен, чем простой выбор в результатах поиска.