Как автоматически создавать электронные письма BCC с помощью правил в Outlook

Иногда вы можете захотеть скопировать отправленные электронные письма на другой адрес без ведома получателя. В Microsoft Outlook вы можете настроить для этого правила. Мы проведем вас через этот процесс и поделимся важной оговоркой.

Большинство людей знакомы с опцией CC (копия) в своей почтовой программе. Отправка кому-либо CC означает, что вы отправляете ему копию сообщения. Другие получатели также могут видеть, кому было отправлено CC.

Также есть вариант BCC (слепая копия). Любой, у кого есть скрытая копия, будет скрыт от других получателей, но он или она сможет видеть отправителя и получателей.

В Outlook вы можете добавить поле BCC в электронные письма с помощью простого переключателя. Для этого откройте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите «Скрытая копия». Это сделает поле «Скрытая копия» в этом и всех новых письмах. Чтобы снова скрыть его, нажмите «Параметры»> «Скрытая копия» в любом новом письме.

Если вы хотите отправить кому-то скрытую копию в конкретном электронном письме, просто введите адрес электронной почты этого человека в поле «Скрытая копия» так же, как в полях «Кому» или «Копия».

Поле «Скрытая копия» чаще всего используется при отправке массовых электронных писем большому количеству получателей, таких как информационный бюллетень. В зависимости от того, где вы находитесь, вы можете быть обязаны по закону скрывать адреса электронной почты людей из соображений защиты данных.

Даже если нет убедительного юридического обязательства, все же хорошей практикой (и обычной вежливостью) является не транслировать адреса электронной почты людей без их согласия.

Есть и другие сценарии, в которых вы можете захотеть кого-то скрыть. Например, если вы имеете дело с проблемным сотрудником или коллегой, вы можете захотеть вести учет своих электронных писем на тот случай, если вам понадобится подать жалобу. BCC позволяет отправлять копии сообщений на любой адрес, который вы хотите, без ведома получателей.

Если вы хотите добавить получателя скрытой копии к каждому электронному письму автоматически или к определенным электронным письмам, например, к определенному человеку или содержащему определенные слова в строке темы, нет простого способа сделать это. Если вы использовали правила Outlook, вы могли ожидать, что это будет вариант, но, к сожалению, это не так.

Можно использовать правила, но вам нужно создать более одного. В частности, одно правило применяет категорию к электронным письмам, которые вы хотите сохранить в скрытой копии, а другое – для автоматической пересылки писем из этой категории на другой адрес. Это не совсем то же самое, что BCC, но дает то же самое.

Важное предостережение, о котором мы упоминали ранее, заключается в том, что многие компании не позволяют своим сотрудникам автоматически пересылать электронные письма за пределы компании. Это связано с тем, что правила автоматической переадресации – это распространенный метод, который киберпреступники используют для получения данных от предприятий.

Любой бизнес, достаточно большой, чтобы иметь собственный ИТ-отдел, скорее всего, заблокирует автоматическую пересылку. Он также, вероятно, получит предупреждение, когда кто-то установит правило автоматической переадресации.

Если ваша компания блокирует автоматическую переадресацию, вам придется добавить BCC вручную, если она направляется на внешний адрес электронной почты. Если вы пересылаете на другой почтовый ящик в своей компании или ваша компания не блокирует автопересылку, все в порядке.

Имея в виду это предостережение, вот как установить два правила.

Правило 1. Примените категорию

Убедитесь, что вы находитесь в папке «Входящие» Outlook, а затем, просматривая вкладку «Главная», нажмите «Правила»> «Управление правилами и предупреждениями».

Выберите «Применить правило к отправляемым мною сообщениям» в появившемся «Мастере правил» и нажмите «Далее».

Затем вы выбираете электронные письма, к которым хотите автоматически применить категорию. Если вы хотите распределить все электронные письма по категориям, нажмите «Далее». Будет отображено предупреждение; нажмите «Да».

Если вы хотите классифицировать только определенные сообщения, вам нужно будет выбрать тип. Есть большое количество условий на выбор, включая условия с определенными словами в строке темы или теле, условия с вложениями и так далее.

Мы собираемся классифицировать электронные письма, отправленные определенному человеку, поэтому выбираем вариант «Отправлено людям или открытой группе».

Щелкаем ссылку «Люди или публичная группа», чтобы выбрать получателя.

Мы можем выбрать человека из адресной книги или ввести адрес электронной почты прямо в поле «Кому», а затем нажать «ОК».

Нажимаем «Далее».

На следующей странице мастера мы выбираем «Назначить категорию категории».

Затем мы щелкаем ссылку «Категория», чтобы назначить категорию.

В открывшемся окне «Цветовые категории» мы выбираем категорию, к которой мы хотим применить это. Вы также можете нажать «Создать», чтобы создать новый, а затем нажать «ОК».

Чтобы избежать автоматической пересылки неправильных писем себе, подумайте о создании совершенно новой категории только для этого.

Категория в мастере изменится на выбранную вами. Нажмите «Готово».

Нажмите «ОК» в окне подтверждения, и ваше первое правило будет создано.

Правило 2: автоматическая пересылка писем

Теперь вам нужно настроить правило, которое автоматически пересылает электронные письма той категории, которую вы выбрали в Правиле 1.

Сначала щелкните папку «Отправленные», чтобы переключиться на нее. Этот шаг очень важен, иначе правило будет действовать только для писем в вашем почтовом ящике.

На вкладке «Главная» в Outlook нажмите «Правила»> «Управление правилами и предупреждениями».

В «Мастере правил» нажмите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю», а затем нажмите «Далее».

На следующей странице мастера выберите «Назначено категории Категория».

Щелкните ссылку «Категория», чтобы выбрать категорию, к которой вы хотите ее отнести.

В окне «Цветовые категории» выберите категорию, установленную в Правиле 1, и нажмите «ОК».

Категория в мастере изменится на выбранную вами. Нажмите кнопку “Далее.”

На следующей странице выберите «Переслать людям или открытой группе».

Щелкните ссылку «Люди или общедоступная группа», чтобы выбрать получателя.

Вы можете выбрать адрес, на который хотите пересылать электронные письма из адресной книги, или ввести его в поле «Кому». Затем нажмите «ОК».

Дважды нажмите «Далее», чтобы перейти на последнюю страницу мастера. Дайте вашему правилу имя, убедитесь, что оно применяется к папке «Отправленные», а затем нажмите «Готово».

Теперь ваши правила созданы! Каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо указанному вами человеку, к электронному письму добавляется категория (Правило 1). Как только электронное письмо попадет в папку «Отправленные», оно будет автоматически перенаправлено на адрес, указанный вами в Правиле 2.